Dispenses d’adhésion à la mutuelle et à la prévoyance d’entreprise : les cas prévus, et ce que le courtier doit faire documenter

Un régime collectif de complémentaire santé ou de prévoyance est, par principe, obligatoire pour les salariés concernés. Ce caractère collectif et obligatoire n’est pas un détail : c’est lui qui conditionne le traitement social de la contribution de l’employeur. Les textes prévoient pourtant des situations dans lesquelles un salarié peut refuser d’adhérer. Le courtier en collectif est interrogé sur ces dispenses à chaque embauche.

Le cadre se lit dans plusieurs textes du code de la sécurité sociale : l’article L. 911-7 et les articles D. 911-2 à D. 911-4 pour les dispenses de droit et les autres cas, l’article R. 242-1-6 pour les facultés de dispense que l’acte fondateur peut prévoir, auxquels s’ajoute l’article 11 de la loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989 dite loi Évin. Ce panorama s’appuie sur la fiche officielle de Service-Public consacrée au refus de la mutuelle ou de la prévoyance d’entreprise.

Première distinction : dispense de droit ou dispense prévue par l’acte

Deux familles coexistent, et les confondre est l’erreur la plus fréquente.

• Les dispenses de droit s’appliquent même si l’accord collectif ou la décision unilatérale de l’employeur n’en dit rien. Le salarié qui remplit les conditions peut les invoquer, à son initiative.
• Les dispenses prévues par l’acte fondateur n’existent que si la convention, l’accord ou la décision unilatérale qui met en place le régime les mentionne. Si l’acte les prévoit, l’employeur est tenu de les accepter. S’il ne les prévoit pas, le salarié ne peut pas s’en prévaloir.

Première vérification lors de la mise en place ou de la reprise d’un contrat collectif : relire l’acte fondateur et lister précisément les dispenses qu’il ouvre.

Les dispenses de droit, et leur périmètre limité à la santé

Selon la fiche Service-Public, peuvent demander à être dispensés du régime frais de santé :

• le salarié déjà couvert, y compris comme ayant droit, par un autre dispositif listé par les textes : un autre régime collectif obligatoire d’entreprise, un contrat de groupe dit Madelin, le régime local d’Alsace-Moselle, le régime relevant de la CAMIEG, ou un organisme de protection sociale complémentaire des agents publics ;
• le salarié couvert par un contrat individuel au moment de l’embauche ou de la mise en place du régime, et seulement jusqu’à l’échéance de ce contrat ;
• le salarié bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire, tant qu’il en bénéficie ;
• le salarié en CDD ou en contrat de mission de trois mois ou moins, ou à temps partiel de quinze heures ou moins par semaine, qui peut en contrepartie bénéficier du versement santé si son contrat individuel est responsable.

Point de vigilance : ces dispenses ne concernent que les frais de santé. Elles ne valent pas pour l’incapacité, l’invalidité, le décès ou la retraite supplémentaire. Un salarié dispensé de la mutuelle reste affilié à la prévoyance collective.

Autre point souvent oublié : plusieurs de ces dispenses sont temporaires. La dispense fondée sur un contrat individuel s’arrête à son échéance, celle fondée sur la complémentaire santé solidaire cesse avec ce droit. Une dispense accordée une fois n’est pas acquise pour toute la durée du contrat de travail.

Les dispenses que l’acte fondateur peut ouvrir

Si l’acte le prévoit, la fiche officielle mentionne notamment :

• le salarié en CDD de moins de douze mois, même sans autre couverture ;
• le salarié en CDD d’au moins douze mois, à condition de justifier d’une couverture souscrite par ailleurs pour le même type de garanties ;
• l’apprenti ou le salarié à temps partiel dont la cotisation atteindrait au moins 10 % de sa rémunération brute.

Ces dispenses peuvent porter sur la santé comme sur la prévoyance. Tout dépend donc du texte signé par l’entreprise cliente.

Le cas des salariés présents lors d’une décision unilatérale

Lorsque le régime est mis en place par décision unilatérale de l’employeur et que le salarié participe au financement, les salariés déjà présents dans l’entreprise peuvent refuser d’adhérer. La loi Évin fonde cette faculté. La demande doit être écrite, au jour de la mise en place des garanties, ou au jour d’une modification qui remet en cause le financement intégral par l’employeur. Elle couvre la santé comme la prévoyance.

La routine à installer chez l’entreprise cliente

Le texte ouvre la dispense, mais c’est l’employeur qui doit pouvoir la justifier. Une dispense que l’on ne peut pas documenter fragilise le caractère collectif et obligatoire du régime. La méthode tient en quatre réflexes :

• une demande écrite et datée du salarié, qui vise le cas de dispense précis et rappelle qu’il a été informé des conséquences de son choix ;
• le justificatif correspondant : attestation de l’autre régime collectif, échéance du contrat individuel, attestation de complémentaire santé solidaire, contrat de travail pour les CDD et temps partiels ;
• une date de fin suivie pour toutes les dispenses temporaires, avec une relance avant l’échéance pour obtenir un nouveau justificatif ou procéder à l’affiliation ;
• une revue annuelle de la liste des salariés dispensés, au moment du renouvellement du contrat collectif.

Côté cabinet, cela revient à suivre, pour chaque entreprise cliente, les dispenses en cours, leur motif et leur date de fin, au même titre que les échéances de contrats. Une fiche client qui porte ces informations, avec des tâches de relance datées, évite de découvrir au moment d’un sinistre qu’un salarié n’était ni couvert ni valablement dispensé.