Recruter un conseiller : capacité professionnelle et honorabilité, ce que le cabinet doit vérifier

Un cabinet qui recrute son premier conseiller découvre souvent le sujet au mauvais moment : lors d’un contrôle, ou quand l’assureur réclame les justificatifs avant d’ouvrir un code. La distribution d’assurance est une activité réglementée, et les conditions d’accès s’appliquent aussi aux salariés du cabinet, pas seulement à son dirigeant immatriculé à l’ORIAS.

Deux conditions cumulatives, pas une

Le Code des assurances impose deux séries de conditions distinctes : l’honorabilité et la capacité professionnelle. Elles ne se remplacent pas. Un candidat diplômé mais qui ne satisfait pas la condition d’honorabilité ne peut pas exercer ; un candidat irréprochable mais sans capacité professionnelle non plus.

L’article L. 512-4 du Code des assurances soumet aux conditions d’honorabilité de l’article L. 322-2 l’intermédiaire personne physique, les personnes qui dirigent ou administrent une personne morale d’intermédiation, les membres des organes de surveillance disposant du pouvoir de signer, et les salariés directement responsables de l’activité d’intermédiation. La vérification passe par l’examen du bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les intermédiaires et les dirigeants ; pour les salariés concernés, la condition est justifiée par une déclaration sur l’honneur attestant qu’ils remplissent les conditions visées.

Les trois niveaux de capacité professionnelle

La capacité professionnelle est graduée selon la fonction exercée et les produits distribués. Trois régimes coexistent dans la partie réglementaire du Code des assurances.

Niveau I (article R. 512-9). C’est le niveau des courtiers, des agents généraux, des salariés responsables de bureau de production et des animateurs de réseaux. Il se justifie de quatre façons alternatives : un stage professionnel d’une durée qui ne peut être inférieure à 150 heures, accompli auprès d’une entreprise d’assurance, d’un établissement de crédit ou d’un centre de formation ; deux ans d’expérience à un poste d’encadrement dans des fonctions liées à la production ou à la gestion de contrats ; quatre ans d’expérience dans une telle fonction ; ou un diplôme, titre ou certificat figurant sur la liste fixée par arrêté.

Niveau II (article R. 512-10). Régime allégé pour certaines catégories : stage de 150 heures, ou un an d’expérience en encadrement, ou deux ans d’expérience, ou l’un des diplômes listés.

Niveau III (article R. 512-12). Il vise notamment la distribution à titre accessoire de produits complémentaires : une formation adaptée sanctionnée par une attestation, ou six mois d’expérience préalable, ou les qualifications requises. C’est le niveau typique d’un collaborateur qui ne fait que proposer un produit accessoire, pas d’un conseiller qui construit une préconisation.

Deux règles pratiques complètent ce tableau. L’article R. 512-13 impose, lorsque plusieurs catégories d’intermédiation sont exercées simultanément, de satisfaire au niveau le plus élevé requis. Et l’article R. 512-11 précise l’objet du stage : faire acquérir des compétences juridiques, techniques, commerciales et administratives définies dans un programme minimal homologué par le ministre chargé de l’économie, avec une évaluation des compétences à l’issue du stage, annexée au livret de stage.

Ce que cela change dans la conduite d’un recrutement

Trois conséquences concrètes.

D’abord, la question à poser en entretien n’est pas « avez-vous de l’expérience en assurance ? » mais « par quelle voie justifiez-vous votre capacité professionnelle, et avec quel justificatif ? ». Un candidat venu d’une plateforme téléphonique n’a pas forcément quatre ans de fonctions de production au sens du texte.

Ensuite, le délai. Si le candidat doit passer par le stage de 150 heures, cette durée se planifie avant la mise en production, pas après. Un conseiller qui distribue sans satisfaire aux conditions expose le cabinet, et l’assureur peut suspendre le code.

Enfin, la conservation des preuves. Attestation de stage et livret, copie du diplôme, attestations d’employeurs précédentes, déclaration sur l’honneur d’honorabilité : ces pièces doivent pouvoir être produites à la demande, des années après l’embauche. Un dossier collaborateur incomplet se répare mal a posteriori, surtout si l’ancien employeur a disparu.

Après l’embauche : la formation continue

L’entrée dans la fonction ne clôt pas le sujet. L’article R. 512-13-1 impose une formation continue d’une durée minimale de quinze heures par an, en présentiel ou à distance, portant sur des compétences en lien avec les produits distribués et les fonctions exercées. Elle concerne les nouveaux entrants comme les collaborateurs en poste, et se trace collaborateur par collaborateur.

Le point commun de toutes ces obligations est documentaire : ce qui n’est pas conservé n’existe pas en contrôle. Tenir un dossier par collaborateur — voie de capacité retenue, justificatif, date, heures de formation continue de l’année — au même endroit que les dossiers clients évite de reconstituer l’historique dans l’urgence. C’est la logique que MonCourtier applique aux dossiers de conseil : la trace se constitue au fil de l’activité, pas la veille du contrôle.